2017年04月25日

「社内の謎の慣習・ルール」を変えていける組織にするために

会社には、業務を円滑に進めるために、様々なルールがあるもの。

でも、中には「これってどうにかならないの?」と社員が思っているけれど、慣習のためなかなか言い出せない、というルールも存在することがあります。

 

・室内温度が30℃を越えているのに、エアコンをつけられない

・男性社員のコップを洗うのは、女性社員の仕事

・メールを必ずプリントアウトする

・Excelの計算を、必ず電卓で確認する

などなど…。

 

社長は実は良く知らないけれど、社内に謎の慣習が存在し、それを良く思っていない社員が多くいる。

でも、その”不満”が、表にはなかなか出てこない。

これではとても「風通しの良い社風」とは言えませんね。

 

今日は、そんな「社内の謎の慣習・ルール」を変えていける組織にするにはどうしたら良いか、というお話。

 

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力

代表取締役 組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

 

 


環境が整ってくると、人間は自然と嬉しくなる

 

本日は、東京都杉並区の(株)大悦工務店の「そうじの力」支援日。

4か月前より、月1回訪問し、同社の環境整備の取り組みをお手伝いしています。

 

当初、倉庫の中はモノで溢れかえっていました。

 

環境整備のイロハのイは、「整理」。

つまり、「要るものと要らないものを仕分け、要らないものを捨てる」ことです。

 

簡単なようで難しいのが、この整理。

よくやってしまうのが、「使える」か「使えない」かで判断してしまうこと。

しかし、機能的に使えても、「使わない」モノは処分しなければいけません。

ところが、「使える」モノは、どうしても捨てるのがもったいない、という想念が拭えません。

そのため、なかなか踏ん切りがつかないという難しさがあります。

 

同社においても、そうした葛藤が常にありました。

主に取り組む社長(兄)と専務(弟)の間でも意見が合わない場面も多かったのです。

 

それでも、何度も意見をぶつけ合い「1日10分間」と時間を決め、「整理」を進めていきました。

 

そして、前回の訪問時から1か月が経った今日。

訪問してみると、倉庫内がスッキリしていてビックリ!

 

左手には、以前にはなかった引き出しが設置されていました。

社長の奥様の提案で、これまでに整理が済んだ道具・部品などをしまっておく引き出しが設置されたのです。

倉庫内の物量が減ったことで、この引き出しの設置が可能になったのです。

これで、一気に倉庫内の雰囲気が変わりました。

 

社長曰く、

「毎日の整理の作業は、以前は果てしのない苦行に思えたものでした(笑)。

 でも、今はみんなで話しながらできる、楽しい活動と思えます。

 スッキリもしてきたからかな。

 疲れて帰ってきてからの整理も苦にならないです」

 

「楽しい」と思えると、取り組みに拍車がかかってきます。

 

 


「運用」は、環境整備を通じてトレーニングできる

 

弊社支援では、毎回必ず身体を動かす「実習」を行います。

 

今回の実習は、

「一度整理した板モノ(コンパネや養生材、断熱材)を、再度見直してみる」。

 

4か月かけて、一旦は「必要」と判断したものを、もう一度出して精査してみるのです。

4か月前は「必要」と判断したものでも、「整理」の基準が変わってくると、処分できるものがまだまだ出てきます。

モノを処分すれば、それだけスペースが確保でき、環境が整う下地もできます。

整理に取り組む社長(左)と専務(右)

 

この実習の真の目的は、「PDCAを回すトレーニング」です。

 

環境整備で起こりがちなのは、「一度決めたルールや状態」を守ることに固執してしまうこと。

つまり、「現状にそぐわない状態」を維持することにとらわれ、思考が停止してしまっている状態になることです。

冒頭にお話しした「謎ルール」の存在は、まさにこれ。

 

会社が置かれている状況、会社を構成している人、会社の取引先…環境は常に変化し続けています。

「一度決めたもの」を定期的に見直し、常に「今現在の会社の状況」に照らし合わせてメンテナンスする「運用」を、組織としてやり続けるのはとても大切なこと。

 

実習を通じて、それを身体感覚で体感してもらう。

全員で継続することで、その感覚を研ぎ澄ましていく。

これが、「社内に昔からある謎の慣習」に疑問を抱く感性、改善を働きかける行動に繋がっていきます

 

 


「モノ」を媒介にすることで、立場の違う人との「対話」が作り出されていく

 

また、このように同じ作業をすることで、コミュニケーションが図られます。

 

今、目の前にある「モノ」をどうするのか。

いまここで決めないと、この「モノ」は宙ぶらりんのまま、また置きっぱなしにされることになります。

 

例えば、下記のようなことはよく起こります。

Aさんが「要らない」と思っていても、Bさんは「必要」だと思っている。

Bさんに「必要」だと思う理由を聞いてみると、「昔C部長に言われて」という「事情・背景」が出てくる。

C部長は「そんなこと言ったっけ?」と「事情・背景」をすっかり忘れている。

改めて、現状に即したルールを作る

 

今目の前にある「モノ」について、様々な立場の人が、お互いの事情を聞き、意見をぶつけ合います

そして最終的に「じゃあ、こうしよう」という合意を形成します。

 

これこそ、コミュニケーションそのもの。

「モノ」を媒介にすることで、立場の違う人の考えを受け取りやすくなるのです。

 

今回、納品待ちの商品や、何らかの事情でしばらく仮置きしておく物品に、ラベルを張ることになりました。

これが明記されていれば、本人でなくとも、他の誰でも分かります。

 

“そうじ”によって、お互いが納得でき、お互いが分かりやすい職場環境が作られる。

モノを通じて対話をすることで、「コミュニケーションが促進されるから」なのです。

 

 

「誰もが意見を言いやすい」組織にしていくことで、「慣習を更新し続けることができる」組織になる。

目指すのは、その姿です。

 

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