ミーティングの報告に「なんでできなかったの？」と口癖のように言っていることはありませんか？

特に、社長から社員にそのように言っている場合は要注意！

言われた側は「それはあなたの能力が足りなかったからだよね？」という暗黙のメッセージを受け取っています。

ミーティングで大切なのは、相手を落ち込ませることではありませんね。

大切なのは生産性を高めるミーティングにすること。

では「生産性を高める、責めないミーティング」はどのように習得すれば良いのでしょうか？

 

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社　株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早祥一郎です。

 

 

「できなかった」背景に、問題の根っこはある

 

本日は、埼玉県深谷市で、農業用資材の小売店「こいけや」と、農産物直売所「とんとん市場」を運営する(株)小池勝次郎商店の「そうじの力」支援日。

約2年前から、全員で環境整備（整理、整頓、清掃）に取り組んでいます。

 

毎回、まずは環境整備委員会のメンバーによるミーティングを行います。

ミーティングで行うのは、「計画したことがきちんと実行できたか否かの確認」です。

実行できなかった場合には、必ずそこに理由・事情があります。

ミーティングは、「できなかったことを責める場」ではありません。

できなかった理由を明らかにし、どうすればできるようになるのかを、皆で話し合い、実行に向けての手を打っていくことが、ミーティングの目的です。

 

たとえ「単に忘れていました」という理由であっても、

・忘れてしまうほど忙しい案件が当人に集中していた

・周辺環境が乱雑で、自分のスケジュール、仕事量の管理ができていない

・シフトの変更が重なり、その対処に追われてしまった

など、背景は様々です。

そして、背景にこそ問題の根っこがあることも多いのです。

 

「責められない場」は、「正直に伝えやすくなる場」「取り繕う必要がない場」。

正直に伝えられるから、その背景に行きつくことができます。

このミーティングも、「問題の整理」という「環境整備そのもの」なのです。

 

 

できたことは、みんなでシェア！

 

各委員からの報告の中では、「おおっ」というような進歩を聞くことができました。

 

たとえば、外販部（営業部）からの報告。

外販部の使う「中事務所」には、お客様から頂いた注文を記入する「受注書」という伝票があります。

以前はこれがあちこちに散乱してどうにも片づかず、受注状況も担当営業本人しか把握していませんでした。

そこで、今回新たに「伝言板」というものを作りました。

ここに担当者別に受注書などの伝票を貼っていくことにしました。

そして、退社時には基本的にゼロにする、というルールを決めたとのこと。

つまりは、「その日のうちにその業務を処理して済ませてしまう」ということです。

 

この「すぐその場で」処理するということ。

・それぞれの部署で同じような状況はないか

・それぞれの部署ではどのようなことでできるか

委員会メンバーの皆さんに考えてもらいました。

 

業務そのものに直結する大切なことです。

 

 

できなかったこと、できたこと。それぞれに意味がある

 

できなかったこと、できたこと。

それぞれに意味があり、どちらも共有することが大切です。

 

本質は何なのか？

自分の部署に当てはめると、どのようなことが想定できるのか？

それを考え、改革・改善する材料にしてもらうために、委員会はすべての部署からのメンバーで構成するのです。

 

この「ミーティングのやり方」は、業務におけるミーティングの練習です。

業績に直結しない環境整備だからこそ、「できなかったことを責める」といったようなヒートアップを抑えることができます。

実践を通じて、「個人を責めないミーティング」のやり方を会得していきましょう！

 

★「社員から提案が出る会議」の作り方（↓）

 

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