整理・整頓が進まないとき、担当する人間の努力が足りないとか、本気度が足りないとかいう議論になりがちです。

もちろんそういった側面もあるでしょうが、大切なのは、どうやったら誰もが出来るようになるのか、という仕組みを作ることです。

「仕組み」と言っても、何も大袈裟なものではありません。

私たちの周りに、ちょっとした工夫を加えることで、それは可能になるのです。

今回は、そんな話題です。

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社　株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

環境整備を推進する上で大切なのは、根性論ではなく仕組み作り

本日は、香川県琴平町にある介護福祉用品の販売・レンタル業、(株)イシカワの「そうじの力」研修日。

介護福祉の業界は、介護保険を使うため、行政にからむ書類がたくさんあります。

同社でも、これらの書類がデスクに山積み。

法定書類ですから、捨てるわけにもいきません。

ドンドコドンドコ処理していけば良いのですが、ケアマネージャーの印鑑が必要など、他人が関わる部分があるため、社員本人の努力だけでは処理できないところがあります。

そうした「未処理」書類を、どのように管理すべきなのか。

同社では、整理・整頓・清掃の取り組みを進める中で、事務所内を「机上ゼロ」にすることを目標にしています。

しかし、こうした未処理書類がある限り、机上ゼロにはなりません。

かといって、未処理書類を無理やり顧客ファイルの棚に戻すことも、他の「処理済み」書類と紛れてしまうため、避けたいことです。

みなさんで現場を見ながら、どうすれば管理がしやすくミスがなく、机上も作業がしやすく、かつ美しくできるのか、アイデアを出し合いました。

そして、「未処理書類」の専用の棚を設けることにしました。

ここに、未処理の書類を収納し、常に見返して、処理をしていきます。

理想は、ここが空になることですが、少なくとも、溜めこまないように業務を進めていくことはできます。

これにより、いろいろな問題が一気に解決することになります。

問題が起きた時に、本人の努力や根性に原因を求め、改善を促すことがよくあります。

もちろん、そうしたことも必要でしょうが、それだけでは問題は解決しないものです。

出来る仕組みを作る必要があります。

皆で、そうした出来る仕組みを作っていくことこそ、環境整備であり、「そうじの力」なのです。

◆香川県で、介護に適した住環境づくりと福祉用具の提案をする(株)イシカワのホームページはこちら

◆社内の環境整備に取り組む中で生じる「困った！」を解決できる、経営者対象のセミナーを、各地で開催しています。日程はこちらよりご確認ください。