2019年04月19日
情報共有を進めれば、チームはもっと強くなる|西鶴
情報共有が大切なことは、誰でも理解しています。
でも、そのために大掛かりなシステムを導入するなんて、ナンセンス。
その前に、そもそもどんな情報があり、どんな情報を共有すべきなのか、が分からなければいけません。
それには、環境整備が有効です。
こんにちは。
そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力
代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。
環境整備を進めれば、情報共有が進む
本日は、大阪府で3つの霊園の運営と墓石販売を手掛ける(株)西鶴の環境整備研修日。
霊園(墓地)というと、「暗く汚い」というイメージがありますが、同社は「明るくキレイ」な霊園を目指して、”そうじ”(整理・整頓・清掃)に取り組んでいます。
既に、じゅうぶんなほど、整理・整頓が進んでいますが、私は訪問するたびに、あえて、重箱の隅をつつくような細かい指摘をしています。
それはなぜかというと、「気づき」の感度を高めるため。
中途半端にやっていたのでは、気づきの感度は上がりません。
今回、私が問題提起したのは、壁に掛けてあるホワイトボードについて。
日ごとの予定や、イベント、墓石の発注内容などが記入されています。
余白部分に、メモと思われる書き込みがあるのですが、それはやるべきことだったり、買い物リストだったりするようです。
でも、それらのメモが、きちんと管理されている感じがありません。
書いた本人しか内容が分からなかったり、すでに済んだ用事のメモが残っていたりします。
こうした「なんとなく」をやめて、誰もが内容を分かるように、書く欄と書く内容を統一して、日々、管理していこう、と投げかけました。
「誰もが分かる仕組みにする」
ということは、
「効率が良くなり、働きやすくなる」
ということです。
「情報共有」の重要性が叫ばれていますが、要するに、「誰でも分かる仕組みにする」ことです。
前回の宿題で、事務用品・備品の棚で、通し番号をつけて、「今日入った新人でも、棚番号で何がどこにあるか、即座に分かるようにしよう」というのがありました。
それが今回、できていました。
ちなみに、この棚番号はエクセルで管理されていて、パソコンのシートを開くと、どの棚に何があるかが分かるようになっています。
まさに、今日入った新人でも分かる仕組みになっています。
素晴らしいです!
「気づき」の感度を上げ、コミュニケーションを促進する環境整備
ところで、こうしたことに「気づく」ためには、ただ漫然と眺めていても、気づくことはできません。
そこで、そうじです。
毎日、たとえば5分間でいいので、雑巾で拭き掃除をするのです。
すると、拭きながら、「これは邪魔だな」とか「この書き込みは何だっけ?」「これはもう済んだことだよな」という「気づき」が生まれるのです。
今回も、床磨きを実習としてやってもらいました。
こうした「気づき」の感性は、環境整備に限定されるものではなく、当然、業務にも生きてきます。
実際、同社の山本一郎社長は、「環境整備を始めてから、どんどん売り上げが伸びている。前期は過去最高売上だった。環境整備をしっかりやっている部署は、売上も高い」とコメントしています。
もうひとつ、「皆でワイワイ言いながら工夫して活動している部署は、成績も良い」ともコメントしています。
たとえば、このウェルカムボード。
楽しんでやっている感じが伝わってきますね!
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