2019年04月19日

情報共有を進めれば、チームはもっと強くなる|西鶴

情報共有が大切なことは、誰でも理解しています。

でも、そのために大掛かりなシステムを導入するなんて、ナンセンス。

その前に、そもそもどんな情報があり、どんな情報を共有すべきなのか、が分からなければいけません。

それには、環境整備が有効です。

 

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

 

環境整備を進めれば、情報共有が進む

 

本日は、大阪府で3つの霊園の運営と墓石販売を手掛ける(株)西鶴の環境整備研修日。

霊園(墓地)というと、「暗く汚い」というイメージがありますが、同社は「明るくキレイ」な霊園を目指して、”そうじ”(整理・整頓・清掃)に取り組んでいます。

既に、じゅうぶんなほど、整理・整頓が進んでいますが、私は訪問するたびに、あえて、重箱の隅をつつくような細かい指摘をしています。

それはなぜかというと、「気づき」の感度を高めるため

中途半端にやっていたのでは、気づきの感度は上がりません。

 

今回、私が問題提起したのは、壁に掛けてあるホワイトボードについて。

日ごとの予定や、イベント、墓石の発注内容などが記入されています。

余白部分に、メモと思われる書き込みがあるのですが、それはやるべきことだったり、買い物リストだったりするようです。

でも、それらのメモが、きちんと管理されている感じがありません。

書いた本人しか内容が分からなかったり、すでに済んだ用事のメモが残っていたりします。

こうした「なんとなく」をやめて、誰もが内容を分かるように、書く欄と書く内容を統一して、日々、管理していこう、と投げかけました。

 

「誰もが分かる仕組みにする」

ということは、

「効率が良くなり、働きやすくなる」

ということです。

 

「情報共有」の重要性が叫ばれていますが、要するに、「誰でも分かる仕組みにする」ことです。

前回の宿題で、事務用品・備品の棚で、通し番号をつけて、「今日入った新人でも、棚番号で何がどこにあるか、即座に分かるようにしよう」というのがありました。

それが今回、できていました。

ちなみに、この棚番号はエクセルで管理されていて、パソコンのシートを開くと、どの棚に何があるかが分かるようになっています。

まさに、今日入った新人でも分かる仕組みになっています。

素晴らしいです!

 

「気づき」の感度を上げ、コミュニケーションを促進する環境整備

 

ところで、こうしたことに「気づく」ためには、ただ漫然と眺めていても、気づくことはできません。

そこで、そうじです。

毎日、たとえば5分間でいいので、雑巾で拭き掃除をするのです。

すると、拭きながら、「これは邪魔だな」とか「この書き込みは何だっけ?」「これはもう済んだことだよな」という「気づき」が生まれるのです。

今回も、床磨きを実習としてやってもらいました。

こうした「気づき」の感性は、環境整備に限定されるものではなく、当然、業務にも生きてきます。

 

実際、同社の山本一郎社長は、「環境整備を始めてから、どんどん売り上げが伸びている。前期は過去最高売上だった。環境整備をしっかりやっている部署は、売上も高い」とコメントしています。

 

もうひとつ、「皆でワイワイ言いながら工夫して活動している部署は、成績も良い」ともコメントしています。

たとえば、このウェルカムボード。

楽しんでやっている感じが伝わってきますね!

 


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