2019年09月09日

業績アップを阻む「属人的な仕事」。環境整備が脱出のカギ!

環境整備を会社で進めていくにあたり、あなたは「伝えるべきこと」をきちんと社員に伝えているでしょうか?

それを測るひとつの基準は、「会社の中に、属人的な仕事が残っていないか」。

もし、会社の中に「属人的な仕事」が至る所で残っているとしたら。

そこが組織変革に向けての、メスの入れどころです。

 

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

 

▼目次

「修理台帳」からわかる、会社の現状
「属人的な仕事」を維持することは、中小企業にとって脅威になる
社長が伝えるべき「誰のための環境整備か」

 


「修理台帳」からわかる、会社の現状

 

本日は、香川県内外に11店舗のホームセンターを展開する、西村ジョイ(株)の「そうじの力」コンサルティング日。

毎回、各店から店長もしくはリーダー社員に参加してもらって、環境整備の勉強会を行っています。

 

2年前から作成を進め完成した環境整備マニュアル「西村ジョイスタンダード」。

勉強会の場では、各現場を回り、マニュアルの運用状況を検証しています。

 

今回スポットライトが当たったのは、「修理台帳」です。

たとえば、園芸用の仮払機の修理を承ったとき。

修理伝票に記入した上、担当者以外でも対応ができるように、対応状況が一覧になった「修理台帳」を記入します。

ところが、この「修理台帳」がきちんと機能していないようなのです。

 

台帳には「HITACHI」の品番「○○○○」と書いてあります。

しかしこれだけでは、それが「刈払機」なのか「チェーンソー」なのか分かりません。

 

また、修理を受け付けたものの、それが現在、どのような状態になっているのかが書いてありません。

対応する個別の伝票をめくってみると、

「メーカーに修理依頼をして、現在、メーカーの引き取り待ち」

と記入してあります。

しかし、それが台帳に記載していなければ、台帳としての意味がありません。

 

つまり、現状の台帳は、

「担当者のためだけのもの」

に留まっているということ。

 

このままだと、担当者が不在の際、お客様からの問い合わせにすぐに答えることができません。

これを、どうやって改善していくか。

各店舗のメンバーの間で、熱い意見交換が行われました。

修理台帳を見ながら話し合い

 

 


「属人的な仕事」を維持することは、中小企業にとって脅威になる

 

社内には、この台帳のように、

「担当者ならわかるもの」

「担当者だけがわかりやすいように機能しているシステム」

が沢山あります。

 

「担当者がいないと仕事が滞ってしまう」

という状態は、中小企業にとって大変危険な状態です。

 

属人的な状態は、担当者にとってはとても快適なものです。

「自分がいないとこの会社は回らない」

「自分は今必要とされている」

と感じることができるからです。

 

しかし、ひとたび担当者が抜けると、そのバランスは一気に崩れます。

大きな負担が他の社員にのしかかることになります。

 

中小企業は、人数が少ないことが大きな強みです。

各人がオールマイティーに仕事をし、協力して行うことでスピード感ある決断ができます。

この強みを生かすためには、属人的な仕事を「だれでもわかる」ものにしていく必要があります。

 

 


社長が伝えるべき「誰のための環境整備か」

 

環境整備は、

「自分が一番わかりやすい」

から

「誰もがわかりやすく」

にする活動です。

 

実践を通じて、自分本位の考え方を、他人を優先に置き換えることです。

個の視点を、全体の視点に変えていくことです。

 

仕事を独り占めするのをやめ、組織で回していく。

これができるようになると、組織は柔軟になり、トラブルへの対処能力も上がります。

スピード感が上がり、業績も上がっていくでしょう。

 

属人的な仕事が心地よい人にとっては、環境整備は

「自分の仕事が無くなってしまう」

「自分の仕事のスピード感を減速させてしまう」

脅威に思えるかもしれません。

 

でも、助け・助けられを繰り返す中で、

「組織のため、は、自分のため」

が実感できるようになるはずです。

 

そうなるために必要なのが、

「社長が社員に、何度も何度も伝える」

こと。

 

誰のための環境整備か。

何のための環境整備か。

 

社長は、何度も何度も社員に伝えましょう。

 

すべては、経営理念の実践を通じて世の中の役に立つため。

そのために、日々変化する環境を、大切な社員のあなたと一緒に乗り越えるためなのだと。

 

★西村久社長が、全社を挙げて「そうじの力」に取り組む理由とは?(↓)

 

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◆各種お問い合わせはこちらよりどうぞ

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