2019年09月09日

誰でも分かる職場環境をつくる!

多くの会社において、物事は「分かる人にしか分からない」状態になっています。

個人事業で本人だけで仕事が完結しているのであれば、それで問題はないのでしょうが、多くの場合、組織内では、成員が相互に協力・補完し合って成り立っています。

「分かる人にしか分からない」では、組織としての強みを生かせず、個々人の集合体にすぎません。

そうではなく、「誰でも分かる」ようにしていくことが大事です。

今回は、そんな話題です。

 

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

 

「分かる人にしか分からない」から「誰でも分かる」へ

 

本日は、香川県を本拠とし、県の内外に11店舗のホームセンターを展開する西村ジョイ(株)の「そうじの力」コンサルティング日。

毎回、各店から店長もしくはリーダー社員に参加してもらって、環境整備についての勉強会を行っています。

毎回、店舗の内外を巡回しながら、現場で現物を見ながら、現状がどうなっているかを把握し、課題については、それをどのように改善していくのかを、みなさんで考えています。

今回、特にスポットライトが当たったのが、「修理台帳」です。

たとえば、園芸用の仮払機の修理を承ったとき、修理伝票に記入するのはもちろんのこと、担当者以外でも対応ができるように、対応状況が一覧になった「修理台帳」を記入します。

ところが、この「修理台帳」がきちんと機能していないようなのです。

修理台帳を見ながら話し合い

たとえば、台帳には「HITACHI」の品番「○○○○」と書いてあるのですが、これでは、これが「刈払機」なのか「チェーンソー」なのか分かりません。

担当者は、自分がわかっているからこういう書き方をするのですが、他社が見るという視点が入っていません。

また、修理を受け付けたものの、それが現在、どのような状態になっているのかが分かりません。

個別の伝票をめくってみると、「メーカーに修理依頼をして、現在、メーカーの引き取り待ち」ということが分かるのですが、これが台帳を見てすぐに分かるようにしておかないと、台帳としての意味がありません。

これを、どうやって改善していくか、参加者の皆さんの間で、熱い意見交換が行われました。

もちろん、仕組みとしてどう整えるか、ということも重要ですが、一番大事なのは、「他の人が見ても分かるように」という意識です。

今後は、各店舗において、「誰でも分かるように」台帳を記入していこう、ということで話がまとまりました。

 

「おもてなし」は行動に移してこそ

 

さて、現場を巡回しながら、面白いシーンにぶつかりました。

修理が完了した刈払機。

お客様への連絡済で、引き取り待ちの状態です。

ところがこの刈払機、先端の刃やその周囲が泥や草でびっちり汚れがこびりついているのです。

どこを修理したのかと見てみると、エンジン部分らしく、こちらにはご丁寧にビニール袋がかぶせられています。

修理したところ以外は触らないのがメーカーの方針らしく、先端部分はお客様が持ち込んだときのままの状態、ということのようです。

でも、西村ジョイでは、こうした修理お預かり商品を、引き渡し時にキレイに磨き上げる「ピカピカ運動」を展開中。

それがきちんと浸透していなかった好事例(笑)が目の前にあるわけです。

そこでさっそく、参加者全員で、その場で、この刈払機の汚れを取り除き、ピカピカに磨き上げることにしました。

刈払機をそうじする

(↑刈払機を磨く参加者。左端は西村久社長)

修理完了品をピカピカにするのは、それが「おもてなし」と考えるからです。

おもてなし、とは、心の中でいくら思っていても、意味がありません。

行動に移してこそ、です。

「そうじ」は、まさに行動。

今回は、それがきちんと実行されていないことが分かったわけですが、だからこそ、この「ピカピカ運動」が、意義ある取り組みだということが、再認識されました。

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