職場の整理・整頓を進めたい。

環境整備を進めてスッキリした環境をつくりたい。

多くの経営者が、そう思うことでしょう。

その目的は何でしょうか？

どこに何があるか分かりやすくし、仕事の効率・能率を上げたい。

モノの動きを明確にし、ロスをなくしたい。

そういったことも、もちろん目的としてあるでしょう。

でも、実は整理・整頓の醍醐味のひとつは、「ルールを明確にする」ことであり、その結果、「誰もが働きやすい職場をつくる」ことにあります。

今回は、そんな話題です。

こんにちは。

そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社　株式会社そうじの力

代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。

実習をつうじて、整理のコツを体感する

本日は、東京のITサーバーの第三者保守を手掛けるデータライブ(株)の「そうじの力」コンサルティング日。

毎月1回訪問し、同社の環境整備委員会に立ち会って、いろいろなアドバイスをしています。

今回は、委員会が新メンバーに入れ替わった第一回目。

一般的には、旧メンバーからの引継ぎも含めて、ミーティングに時間を費やすところですが、「考えるより、まずは感じろ！」ということで、いきなり実習を行うことにしました。

環境整備とは、整理、整頓、清掃をつうじて組織を強くしなやかにしていく取り組みのことです。

でも、整理とはなんぞや、整頓とはなんぞや、と頭の中で100回念仏のように唱えていても、何も変わりません。

まずはやってみること。

そして、その実感をもって、取り組みを推進していくことが大切です。

私は、会社の現場、つまり、事務所のデスクや製造業の製造ライン、建築業の建築現場など、実際の現場で現物を題材にして、皆さんに体験してもらう実習を重視しています。

今回は、委員会メンバーであるHさんのデスクを題材にして、整理の実習を行いました。

いったん全部出すと、現実がよく見える

意外にも、Hさんのデスクはキレイに片づいており、ちょっと拍子抜け(笑)。

聞けば、前回、別の人のデスクを題材にして行った実習を傍らで見ていて、それを基に、ご自分で整理してみたのだそうです。

いや、お見事！

いくらやり方がわかったとしても、なかなか独力でここまできちんと整理できる人は少ないです。

Hさん、整理・整頓が得意なようです。

今後の同社の環境整備の推進において、力を発揮してくれそうです。

さて、それはそうと、デスクがキレイ過ぎて、実習としてはちょっとダイナミックさに欠けてしまいました(笑)。

そこで、Hさんのデスクの隣を見ると、ちょうどよい感じの題材が見つかりました。

そこのグループの人たちが共用で使っている、荷物の発送作業所のような場があるのです。

その作業台に、マジックやペンなどがゴチャゴチャと入っています。

荷造り用の養生テープも、たくさん入っています。

これらを、いったん全部出して、中身を検分してもらいました。

たとえば、赤のマジックインキが4本もあるのですが、Hさんいわく「1本あれば十分」とのこと。

また、黒ボールペンが5本もあるのですが、「各個人が胸ポケットに入れてるはずなので、ここには要らない」とのこと。

こうして、ゴチャゴチャしていたペン類を減らすことができました。

整理・整頓を進めると、ルールが明確になり、誰もが働きやすい職場をつくれる

面白かったのは、荷造り用の養生テープです。

同社では、用途に応じて、ピンクや黄色、緑色、白などのテープを色分けして使っているようです。

ところが、よく見てみると、ピンクのテープが3巻あるのですが、その1巻の色が微妙に違うのです。

メーカーが違うようです。

聞けば、最近、仕様を変更したのだそうです。

以前の仕様のものが、まだ残っているということです。

でも、その場にいた人たちの間でも、どちらの仕様が「正解」なのか、曖昧なようす。

ここであらわになったのは、養生テープの使い分けのルールが「きちんと周知徹底されていない」ということ。

だからこれを機に、あらためてルールを確認し、周知徹底するために、たとえばメーカー名と品番を壁に掲示しておく、というような工夫をしましょう、ということになりました。

多くの企業において、ルールが曖昧だったり、きちんと周知されていなかったりします。

それが、無用なトラブルを招いたり、ストレスを引き起こしたりするのです。

ルールを明確化し、守りやすく工夫することで、誰もがストレスなく働ける職場環境をつくることができるのです。

だから、整理・整頓の効用は、物理的に環境が整って仕事がしやすくなるだけではありません。

働く人たちの気持ちや意欲を向上させる効果があるのです。