ブログトップ2019年09月12日
社内の悪しき「明文化されていない慣習」。”整理”で見つけ出そう！【そうじの力で組織風土改革】
「残業時間がなかなか減らない」
「プロジェクトチームを作って働き方改革を進めているが、いまいちうまくいかない」
もし、そんなお悩みがあれば、フォーカスする視点を少し変えてみましょう。
「社内でなんだかごちゃごちゃしているところ」
に、ひっそりと隠れている問題があるかもしれません。
こんにちは。
そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社 株式会社そうじの力
代表取締役・組織変革プロデューサーの小早 祥一郎です。
目次
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整理の効能は「見えない問題を表面化させる」こと
支援導入時、私は会社の現場、つまり、
・事務所のデスク
・製造業の製造ライン
・建築業の建築現場
など、実際の現場で現物を題材にして、皆さんに「整理」を体験してもらう実習を重視しています。
環境整備とは、「整理、整頓、清掃をつうじて組織を強くしなやかにしていく」取り組み。
それらは頭で考えるよりも、実感を持ってもらった方が、取り組みへのイメージが湧きやすいからです。
そして、実際に手を動かして整理することで、「今までは特に問題として認識されていなかったこと」が表面化してくるからです。
いったん全部出すと、「問題」に気が付ける
とある会社の事例です。
共用で使っている、荷物の発送作業スペースの作業台に、マジックやペン、荷造り用の養生テープが、たくさん入っています。
みんなでいったん全部出して、中身を検分しました。
気になったのは、荷造り用の養生テープ。
同社では、用途に応じて、ピンクや黄色、緑色、白などのテープを色分けして使っています。
ところが、よく見てみると、ピンクのテープが3巻あるのですが、その1巻の色が微妙に違うのです。
聞けば、最近、メーカーが仕様を変更したとのこと。
そして、以前の仕様のものも、在庫としてまだ残っているようす。
「今後どちらを使っていくのですか？」
と聞くと、誰もが首を傾げていました。
ここであらわになったのは、
「養生テープの使い分けのルールがきちんと周知徹底されていない」
ということ。
あらためてルールを確認し、周知徹底するために、
「現在使用しているテープのメーカー名・品番を棚に掲示していこう」
ということになりました。
こうしておくことで、発注の担当者が不在でも、欠品が起こらないようになりました。
また、メーカー欠品の場合の対応も決めることができるようになりました。
「明文化されていない慣習」を見つけ出せ！
多くの企業において、ルールが曖昧だったり、きちんと周知されていなかったりします。
担当の一人だけが「こうする」と決めていて、その人が不在だと仕事が進まない、ということもあります。
これらは言わば「企業内の明文化されていない慣習」です。
この慣習は、業務が通常通り行われている間は、問題を引き起こすことはありません。
ところが、担当者が急に休んだり、人が急に抜けたり、新しい人が入ったりなど、ひとたび
「イレギュラー」
なことが起こると、無用なトラブルやストレスを引き起こします。
私はこの「明文化されていない慣習」は、働き方改革を阻害する根深い闇のようにも感じます。
明文化されていないことによって、もしかしたら「責任逃れ」「甘え」が許され、中には「仕事をしやすい」人もいるかもしれません。
でも、その分割を食っている人が必ずいるはずです。
ルールを明確化し、守りやすく工夫することは、責任の所在を明らかにします。
その権限をもってできること、人に頼るべきことを、線引きしてくれます。
新人・古参社員関係なく、誰もがストレスなく働ける職場環境をつくることができます。
社内評価の基準にも活用できることでしょう。
まとめ
「整理・整頓をしましょう」。
いくら口で言っても、なかなか進まないのは、この「明文化されていない慣習」が目の前に現れてこないからです。
「残業を減らしましょう」と言う前に手を動かしましょう。
ごちゃごちゃしているものを、面倒でもまずは出してみましょう。
そこから「問題」や「課題」が表面化し、「働きやすい会社」づくりが始まります。
整理の効能を動画で解説しています
（株）そうじの力は、”そうじ”で組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社です。
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