2019年12月20日

ルールを明確化することが、組織風土を改善する

本日は、東京都の服飾卸、鶴岡(株)の「そうじの力」コンサルティング日。

毎月1回訪問し、全員参加で環境整備の研修を行っています。

同社は、来春の事務所移転を控えて、事務スペースのコンパクト化を図っています。

目下取り組んでいるのが、「整理」つまり不要なものを捨てることです。

私がお手伝いをはじめて、まだ3か月ほどなのですが、すでにずいぶんのものが整理されてきました。

今回訪問したところ、書類棚が、これまでは2段になっていたものが、1段になっていました。

それだけの書類を処分することができた、ということです。

みなさんの前向きな姿勢が、嬉しいですね。

さて今回の研修では、「捨て切る」をテーマにして、まだ捨てられるものはないか、捨てるべきものはないか、を確認してもらいました。

そして、グループごとに話し合いをしてもらい、「捨てるべきもの」「残すべきもの」「スキャンして電子化して残しておくもの」を決めてもらいました。

グループごとの話し合い

業務の内容によって、捨てものいいものもあれば、捨ててはいけないものもあります。そして、現物で残しておいたほうがいいものもあれば、電子化すればいいものもあります。

これまでも、ずいぶんと整理をしてきたわけですが、それは各個人の判断で、いわば「カン」に頼っての判断だったり、やみくもにスキャンして電子化したものだったりしたわけです。

でも今後は、そうではなく、皆で決めたルールに従って、整理を進めていこう、ということです。

整理、整頓、清掃は何のためにやるのか?

そのひとつの答えは、その過程で、社内で曖昧になっているルールを明確化することだと、私は思っています。

普段の業務の中では、「これまでずっとこうだった」という暗黙知で、コトが流れていってしまうのものです。

整理、整頓、清掃は、その「あり方」を見直す、良い機会なのです。

こうして、一つひとつのルールを明確化していくことで、「わかる人にしかわからない」ではなく、「誰にでもわかる」風通しの良い組織風土が作られていくはずです。

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