2019年12月20日
ルールを明確化することが、組織風土を改善する
本日は、東京都の服飾卸、鶴岡(株)の「そうじの力」コンサルティング日。
毎月1回訪問し、全員参加で環境整備の研修を行っています。
同社は、来春の事務所移転を控えて、事務スペースのコンパクト化を図っています。
目下取り組んでいるのが、「整理」つまり不要なものを捨てることです。
私がお手伝いをはじめて、まだ3か月ほどなのですが、すでにずいぶんのものが整理されてきました。
今回訪問したところ、書類棚が、これまでは2段になっていたものが、1段になっていました。
それだけの書類を処分することができた、ということです。
みなさんの前向きな姿勢が、嬉しいですね。
さて今回の研修では、「捨て切る」をテーマにして、まだ捨てられるものはないか、捨てるべきものはないか、を確認してもらいました。
そして、グループごとに話し合いをしてもらい、「捨てるべきもの」「残すべきもの」「スキャンして電子化して残しておくもの」を決めてもらいました。
業務の内容によって、捨てものいいものもあれば、捨ててはいけないものもあります。そして、現物で残しておいたほうがいいものもあれば、電子化すればいいものもあります。
これまでも、ずいぶんと整理をしてきたわけですが、それは各個人の判断で、いわば「カン」に頼っての判断だったり、やみくもにスキャンして電子化したものだったりしたわけです。
でも今後は、そうではなく、皆で決めたルールに従って、整理を進めていこう、ということです。
整理、整頓、清掃は何のためにやるのか?
そのひとつの答えは、その過程で、社内で曖昧になっているルールを明確化することだと、私は思っています。
普段の業務の中では、「これまでずっとこうだった」という暗黙知で、コトが流れていってしまうのものです。
整理、整頓、清掃は、その「あり方」を見直す、良い機会なのです。
こうして、一つひとつのルールを明確化していくことで、「わかる人にしかわからない」ではなく、「誰にでもわかる」風通しの良い組織風土が作られていくはずです。