2020年03月03日

在庫量は適正か?システム導入の前にすべきこと【そうじの力で組織風土改革】

私はお手伝いをする会社に入ると、必ず、現場を見て回ります。

といっても、見る所は、表から見えるところではありません。

「裏」「奥」「隅」といった「見えない所」を中心に見て回ります。

その理由は、見えない場所に、問題が溜まるからです。

見える部分は目につきますから、誰でもある程度はキレイにしようという意識が働きます。

お客様の視線もありますから、あまりひどい状態にはできません。

しかし見えない場所には、そういったアラームが働かないので、不要物が溜まり、隠したいものが隠され、ゴミやホコリも溜まります。

「見えない所」というと、バックヤードや倉庫、資材置き場やトイレ、飲食店では厨房などがそれに当たります。

そんな中で、私が最近よく目にするのが、事務用品などの大量のストックです。

 

見落とされがちな、「商品以外の在庫」

たとえば、A4のコピー用紙。

業種や職種によって違いますが、一か月にどのくらいの量を消費するのでしょうか?

過剰なコピー用紙の在庫

この現場で、「これだけの紙を消費するのに、どのくらいかかりますか?」と問うてみたのですが、誰も正確には答えられません。

「3か月くらいですかね・・・・・」とのこと。

 

事務用品大量ストックの問題点

こうした大量ストックの問題点は、大きく3つ。

ひとつはスペースが狭くなること。

もうひとつは管理が行き届かなくなること。

そして最後は、不正などを招きやすくなること、です。

 

スペースが狭くなる

今や、頼めば翌日に配送される時代です。

大量にストックしておく理由は、まったく見当たりません。

ストックしておく量は、一週間分で事足りますし、余裕を見ても、一か月分でしょう。

 

「大量に買った方が単価が安い」という反論があります。

しかし、在庫量が多くなれば、それだけ保管しておくスペースが必要になります。

もしもオフィスを借りている場合、そのスペースには一日いくらのコストがかかっているでしょうか?

そのスペースを、別に有効活用することもできるのではないでしょうか?

総合的に考えると、単価が多少高いことなど吸収できるでしょう。

 

管理が行き届かなくなる

物が大量にあるだけで、管理も大変になります。

それだけあれば、常に「コピー用紙が欠品することはないだろう」という安心感が生まれます。

在庫量に目を光らせることがないので、いざ大量に使われた等イレギュラーがあった場合、適正な発注量がわからずさらに増えてしまう…などということも起こりかねません。

 

不正などを招きやすくなる

管理が行き届いていない物が大量にあるところは、何かを隠すのに絶好の場所です。

ここではあえて「何が」とは書きませんが、このようなところに「誰かにとって都合が悪いもの」が隠されていたケースは多々あります。

 

 

在庫過多を防ぐための効果的な対策2点

こうした問題を防ぐ効果的な対策は、二つあります。

ひとつは、「見えない所」をこまめに掃除をすること。

もうひとつの方法は、こうした在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことです。

 

「見えない所」をこまめに掃除をする

掃除をする際には、邪魔なものをいったんどかさなければなりません。

まず物が多すぎると、どかすのも一苦労です。

そしていざどかしてみると、大量にストックされているものを見て、「これはこれほど大量に要るのだろうか?」という疑問がわくはずです。

 

在庫をバックヤードに置かずに、表に出す

在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことも良い方法です。

たとえば、コピー機のすぐ横に、置場を作ってもいいでしょう。

表に出ていれば、しょっちゅう目につきますから、適正な方向に収束していきます。

 

 

システムやソフトの導入を検討する前に

こうした在庫管理に関して、「在庫管理システムを作ろう」とか、「在庫管理のソフトを導入しよう」という話になることがあります。

大きな会社で、複数の部署に分かれて、たくさんの人が働いている場合には、そういったものも必要かもしれません。

でも小さな会社ならば、システムやソフトの導入を検討する前に、まず在庫量を見直しましょう。

それには、掃除をすることが一番シンプルで効果的です。

ぜひ試してみてくださいね。

 


★事務用品の在庫とは性格が違いますが、在庫管理の事例はこちら

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