2020年03月03日

在庫量は適正か?”そうじ”は在庫を「見える化」する

私はお手伝いをする会社に入ると、必ず、現場を見て回ります。

といっても、見る所は、表から見えるところではありません。

「裏」「奥」「隅」といった「見えない所」を中心に見て回ります。

その理由は、見えない場所に、問題が溜まるからです。

見える部分は目につきますから、誰でもある程度はキレイにしようという意識が働きます。

お客様の視線もありますから、あまりひどい状態にはできません。

しかし見えない場所には、そういったアラームが働かないので、不要物が溜まり、隠したいものが隠され、ゴミやホコリも溜まります。

「見えない所」というと、バックヤードや倉庫、資材置き場やトイレ、飲食店では厨房などがそれに当たります。

そんな中で、私が最近よく目にするのが、事務用品などの大量のストックです。

たとえば、A4のコピー用紙。

業種や職種によって違いますが、一か月にどのくらいの量を消費するのでしょうか?

過剰なコピー用紙の在庫

この現場で、「これだけの紙を消費するのに、どのくらいかかりますか?」と問うてみたのですが、誰も正確には答えられません。

「3か月くらいですかね・・・・・」とのこと。

今や、頼めば翌日に配送される時代です。

大量にストックしておく理由は、まったく見当たりません。

ストックしておく量は、一週間分で事足りますし、余裕を見ても、一か月分でしょう。

「大量に買った方が単価が安い」という反論があります。

しかし、在庫量が多くなれば、それだけ保管しておくスペースが必要になり、管理も大変です。

保管場所がいらず、管理もしやすいことを考慮すれば、単価が多少高いことなど吸収できるでしょう。

こうした大量ストックの問題点は、大きく3つ。

ひとつはスペースが狭くなること。

もうひとつは管理が行き届かなくなること。

そして最後は、不正などを招きやすくなること、です。

こうした問題を防ぐ効果的な対策は、二つあります。

ひとつは、「見えない所」をこまめに掃除をすること。

掃除をする際には、邪魔なものをいったんどけます。

その際に、大量にストックされているものを見て、「これはこれほど大量に要るのだろうか?」という疑問がわくはずです。

もうひとつの方法は、こうした在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことです。

たとえば、コピー機のすぐ横に、置場を作ってもいいでしょう。

表に出ていれば、しょっちゅう目につきますから、適正な方向に収束していきます。

事務用品の在庫とは性格が違いますが、商品在庫をバックヤードに置かず、すべて売場に出す「倉庫在庫ゼロ化」を進めている、西村ジョイ(株)の事例がありますので、ご興味のある方はご覧ください。

こうした在庫管理に関して、「在庫管理システムを作ろう」とか、「在庫管理のソフトを導入しよう」という話になることがあります。

大きな会社で、複数の部署に分かれて、たくさんの人が働いている場合には、そういったものも必要かもしれません。

でも、小さな会社ならば、そんなものは必要ありません。

必要なのは、掃除をすること。

こうした、単にキレイにすることを目的とするのではなく、さまざまな問題を解決する手段として行う行為を、私たちは「掃除」ではなく”そうじ”と表現して区別しています。

”そうじ”は隠れた問題を見える化します。

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