ブログトップ2020年03月03日
在庫量は適正か？システム導入の前にすべきこと【そうじの力で組織風土改革】
私はお手伝いをする会社に入ると、必ず、現場を見て回ります。
といっても、見る所は、表から見えるところではありません。
「裏」「奥」「隅」といった「見えない所」を中心に見て回ります。
その理由は、見えない場所に、問題が溜まるからです。
見える部分は目につきますから、誰でもある程度はキレイにしようという意識が働きます。
お客様の視線もありますから、あまりひどい状態にはできません。
しかし見えない場所には、そういったアラームが働かないので、不要物が溜まり、隠したいものが隠され、ゴミやホコリも溜まります。
「見えない所」というと、バックヤードや倉庫、資材置き場やトイレ、飲食店では厨房などがそれに当たります。
そんな中で、私が最近よく目にするのが、事務用品などの大量のストックです。
目次
見落とされがちな、「商品以外の在庫」
たとえば、Ａ4のコピー用紙。
業種や職種によって違いますが、一か月にどのくらいの量を消費するのでしょうか？
この現場で、「これだけの紙を消費するのに、どのくらいかかりますか？」と問うてみたのですが、誰も正確には答えられません。
「3か月くらいですかね･････」とのこと。
事務用品大量ストックの問題点
こうした大量ストックの問題点は、大きく3つ。
ひとつはスペースが狭くなること。
もうひとつは管理が行き届かなくなること。
そして最後は、不正などを招きやすくなること、です。
スペースが狭くなる
今や、頼めば翌日に配送される時代です。
大量にストックしておく理由は、まったく見当たりません。
ストックしておく量は、一週間分で事足りますし、余裕を見ても、一か月分でしょう。
「大量に買った方が単価が安い」という反論があります。
しかし、在庫量が多くなれば、それだけ保管しておくスペースが必要になります。
もしもオフィスを借りている場合、そのスペースには一日いくらのコストがかかっているでしょうか？
そのスペースを、別に有効活用することもできるのではないでしょうか？
総合的に考えると、単価が多少高いことなど吸収できるでしょう。
管理が行き届かなくなる
物が大量にあるだけで、管理も大変になります。
それだけあれば、常に「コピー用紙が欠品することはないだろう」という安心感が生まれます。
在庫量に目を光らせることがないので、いざ大量に使われた等イレギュラーがあった場合、適正な発注量がわからずさらに増えてしまう…などということも起こりかねません。
不正などを招きやすくなる
管理が行き届いていない物が大量にあるところは、何かを隠すのに絶好の場所です。
ここではあえて「何が」とは書きませんが、このようなところに「誰かにとって都合が悪いもの」が隠されていたケースは多々あります。
在庫過多を防ぐための効果的な対策２点
こうした問題を防ぐ効果的な対策は、二つあります。
ひとつは、「見えない所」をこまめに掃除をすること。
もうひとつの方法は、こうした在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことです。
「見えない所」をこまめに掃除をする
掃除をする際には、邪魔なものをいったんどかさなければなりません。
まず物が多すぎると、どかすのも一苦労です。
そしていざどかしてみると、大量にストックされているものを見て、「これはこれほど大量に要るのだろうか？」という疑問がわくはずです。
在庫をバックヤードに置かずに、表に出す
在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことも良い方法です。
たとえば、コピー機のすぐ横に、置場を作ってもいいでしょう。
表に出ていれば、しょっちゅう目につきますから、適正な方向に収束していきます。
システムやソフトの導入を検討する前に
こうした在庫管理に関して、「在庫管理システムを作ろう」とか、「在庫管理のソフトを導入しよう」という話になることがあります。
大きな会社で、複数の部署に分かれて、たくさんの人が働いている場合には、そういったものも必要かもしれません。
でも小さな会社ならば、システムやソフトの導入を検討する前に、まず在庫量を見直しましょう。
それには、掃除をすることが一番シンプルで効果的です。
ぜひ試してみてくださいね。
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