2021年02月15日

電子データをどう整理するか?【そうじの力で組織風土改革】

本日は、某D社の「そうじの力」コンサルティング日。

同社では、生産性向上を大きな目的として、環境整備に取り組んでいます。

部署ごとに、「もっと分かりやすく、もっと作業しやすく」という観点で、いろいろな共有物の整理・整頓に取り組みはじめて、半年ほどが経ちました。

それぞれの部署で、コミュニケーションを取りながら、有意義な活動が展開されています。

ところが、そこに立ちはだかったのが、このコロナ禍。

幸いにも同社は、業績には影響がなく、むしろ売上を伸ばしているのですが、問題は勤務形態。

緊急事態宣言を受けて、社員の多くが在宅勤務になっています。

「皆で集まって一緒にやりましょう」というのが「そうじの力」の基本的考え方。

しかし、この状況ではやむを得ません。

そうなると、物理的に何かを改善することは難しくなります。

そこで、同社が今 力を入れているのが、「電子データの整理・整頓」です。

在宅勤務においては、特に、パソコン上でする仕事が多くなります。

その際、作った電子データをそれぞれが好き勝手な場所に、好き勝手なファイル名をつけて保存していては、後々、問題が生じかねません。

会社として、フォルダ体系を整え、ファイル名を統一する必要があります。

ところが、こうしたことをしっかりやっている企業は、意外に少ないのです。

特にファイル名については、統一した基準を設けないと、検索が不可能になり、共有化もできません。

バラバラの名前のファイルがフォルダに収まっている状態は、デスクの上に有象無象のモノが散らかっているのと同じだと言えるでしょう。

ですから電子データのファイル名については、しかるべき管理部署が、明確な基準を決めて、周知することが大切です。

今回のD社の環境整備委員会においても、この基準を早急に決めるよう、アドバイスしました。

基準は、かなり細かい点にまで踏み込みことが求められます。

たとえば、日付にしても、西暦にするのか和暦(元号)にするのか、西暦の場合も、4桁にするのか下2桁にするのか、これだけを取っても、統一した基準がなければ、てんでバラバラになってしまいます。

日付の数字を半角にするのか全角にするのか、なども、細かいけれど、大事なポイントです。

ただし、どのような基準が最適か?ということになると、それは誰にも分かりません。

絶対的な最適解など、存在しないのですから。

業種や企業規模などによっても、違ってくるでしょう。

だから、必要と思われる条件を抽出して、ある程度の意見をヒアリングしたならば、どこかで誰かが「エイヤッ」と決めるしかありません。

「決める」って、大事なことですね。

たとえ不完全あるいは問題のある基準であっても、決めたからこそ「不完全だ」「問題がある」と言えるわけで、そこからまた先に進むことができるわけです。

目に見えない電子データの整理・整頓は、尻込みしがちなのですが、物理的な書類や道具の整理・整頓と同等以上に大切なことです。

ぜひ、多くの企業に取り組んでいただきたいですね。

 

関連動画を、YouTubeにアップしています。

『テレワークに欠かせない、電子データの整理・整頓』

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