2021年09月02日

パソコン内データの環境整備が業績アップのカギ【そうじの力で組織風土改革】

「整理・整頓」と言うと、書類や工具といった物理的な「物」を思い浮かべることでしょう。

ところが、現代においては、それに加えて、パソコン(PC)やスマホの中にある「電子データ」の整理・整頓が欠かせません。

しかし、物の整理・整頓に比べて、電子データの整理・整頓は、物理的に目に見えないもの。

その必要性があまり認識されていないと同時に、どのように整理・整頓したらよいのかが分かりにくい、という特性があります。

 

ただ実際には、電子データの整理・整頓をきちんとするかしないかで、企業の業績は大きく変わっていきます。

今回は、電子データの整理・整頓について解説します。

ファイルの海に溺れていませんか?

電子データの整理・整頓が必要な理由

「そもそも、電子データを整理・整頓する必要なんて、ないんじゃないの?」

という疑問を持たれる方もいるかもしれません。

 

今や、ハードディスクの容量は○○テラバイトという時代。

ちょっとやそっとでは容量はいっぱいになりません。

ならば、データを選別して削除したりといったことをせず、どんどん溜めておけばいいじゃないか、という意見が出ることもうなずけます。

 

ただし、容量的には余裕があっても、不要なデータがたくさんあれば、それらが邪魔になる、ということには変わりはないのです。

使いたいファイルを探す過程で、不要なファイルがたくさんあって、なかなか目的のファイルにたどりつけない、ということになりかねません。

 

「いやいや、データは検索すれば、すぐにアクセスできるから、不要なファイルがたくさんあることなど、気にする必要はない」

という反論もあるかもしれません。

 

ところが、検索するにしても、ファイル名などがしっかりとしたものになっていなければ、検索のしようがありません。

 

個人で使用するだけのハードであれば、どんなファイル名をつけようが自由です。

しかしチームで仕事をする以上、「自分以外の人間がアクセスする」ことを前提にしなければ、業務が滞ったり、トラブルの種になるかもしれません。

 

つまり、電子データの世界においても、

  • 不要なファイルを極力少なくする(=整理)
  • 必要なファイルがわかりやすい形で保存されている(=整頓)

この2つは、仕事のスピードと正確性を高めるために、必須なことなのです。

 

電子データ整理・整頓の合格基準

 

電子データが整理・整頓されているかどうかの合格基準として、「必要なデータが、30秒以内に取り出せる」ことを目安にするとよいでしょう。

 

また、単純に、マインドとして、「気持ちが良い」か「気持ちが悪い」か、ということも大事なことです。

たとえば、このようなデスクトップ画面では、ごみごみとして、なんだか締切に追われているような気分になり、気持ちよく仕事ができない、ということです。

デスクトップbefore

 

もう一つの視点としては、「自分だけがわかる」という状態ではなく、一緒に働く仲間と「共有できる」かどうか、というのも、企業組織の生産性や風土に、大きく関わってきます。

 

だからこそ、「物」の整理・整頓と同様に、電子データの整理・整頓は欠かせないのです。

 

②  まずは不要なデータを捨てる

さて、電子データの整理・整頓の取り掛かりは、やはり、「物」の整理・整頓と同様に、「不要なモノを捨てる」というところからはじめます。

不要なデータを捨てることで、PCの容量が軽くなります。

不要なものを捨てずに次のステップに進むと、要らないデータのファイル名を書き換えたりといった、無駄な作業が発生してしまいます。

また、不要なデータを捨てて、全体のファイルの総量が減れば、フォルダ体系もシンプルなものにできるはずです。

 

②-1  1年以上開いていないデータは捨てる

ところで、データの「要・不要」はどのように判断すればよいでしょうか。

もちろん、パッと見て、「要る」と「要らない」が判断できるデータは問題ありません。

問題は、要るのか要らないのか、判断を迷うデータです。

ここでもやはり、「物」と同様に、「一年間使っていないものは捨てる」という原則を適用すればいいでしょう。

というのも、ビジネスは通常、12か月単位で動いていますから、必要なものは、過去12か月以内に何らかの形で使用しているはずなのです。

ですから、過去12か月の間に開いていないファイルは、(迷ったら)捨てる、ということでよいのです。

ちなみに、ファイルにカーソルを当てると、最終アクセス日が表示されるので、記憶に頼って「使ったかどうか」を確認する必要もありません。

 

②-2  開かなければ分からないデータは捨てる

もうひとつ、捨てるべきかどうか迷ったときのガイドラインとして、「開かなければ分からないデータは捨てる」というのがあります。

ファイル名をいい加減につけていると、そのファイル名を見ただけでは、内容が分からないことがあります。

ただ、実際に使っているファイルであれば、たとえ変てこりんなファイル名であっても、「これはあのファイルだな」と分かるはずです。

なので、ファイル名を見て分からないようなデータは、捨てても構わないと考えるべきでしょう。

 

②-3  最新バージョンのみにする

電子データの場合、コピペが楽にできるため、どんどん新しいバージョンを作っていく傾向があります。

そのときに、古いバージョンを削除すればいいのですが、たいていは、そのままにしてあります。

すると、きちんとファイル名をつけていないと、どれば最新バージョンなのか分からずに、もたもたしたり、誤って古いバージョンを使ってミスを犯してしまったりします。

「念のため、古いバージョンも残してある」という声も聞きますが、現実的に古いバージョンを使うことはまれです。

なので、よほど明確な理由がある場合を除き、それぞれのファイルは最新バージョンのみにすべきでしょう。

なお、いろいろなバージョンがあって、どれが最新のものか分からない場合、カーソルを当てて、最終使用日で判断する方法もあります。

 

②-4  写真は代表的なものだけを残す

数が多くて、整理がやっかいなものの代表格は、写真データです。

ビジネスの性質上、「写真こそが利益を生む」という業種であれば、写真の整理には慎重なプロセスが必要ですが、そうでない場合には、大胆に整理を進めるべきでしょう。

まずは、同じ構図で複数枚撮った写真について、いちばん良く撮れているものだけにしましょう。

ストレージには、おそらく、ピンボケ写真やブレている写真も含まれているはずです。

そういったものはガンガン削除していきましょう。

そのシチュエーションを表す、もっとも代表的な写真を一枚選んで、それだけ残してあとは削除する、ということで、実務上は問題ないはずです。

ここで思い浮かべていただきたいのは、自分の子供の写真です。

ついついすべての写真を取っておいておきたくなるのですが、それらを見ることがあるかというと、実際には、ほとんどありません。

たとえば運動会で撮った写真が30枚くらいあるとしても、その中で、代表的な写真を2~3枚選んで残しておけば、それで当時を懐かしむこともできますので、それで十分ではないでしょうか。

写真を削除していけば、容量は大幅に減らすことができます。

これは、スマホに蓄積されている写真データについても、同様です。

 

③  クラウドストレージを上手に使う

一昔前は、それぞれのPCのハードディスク内にデータを保存するのが一般的でしたが、現代では、それはやめたほうがいいでしょう。

理由は、まず、ハードディスクでは個人管理になってしまい、私物化され「公」にならないこと。

また、後述するように、ハードディスクでは容量的に小さいことや、万が一のPCの破損時のリスクが大きいことです。

そこで積極的に活用したいのが、「クラウドストレージ」です。

クラウドとは、「ユーザーが大規模なインフラやソフトウェアを持たずとも、インターネット上で必要に応じてサービスを利用できる仕組み」のことです。

簡単に言えば、インターネットを通じて、外部のサーバーを借りられる、というイメージです。

代表的なものに、Dropbox や Google Drive 、One Drive  などがあります。

社内に専用の共通サーバーを持っている場合には、それを使うべきなのですが、ない場合には、クラウドを活用することで、共通サーバーを持っているのと同じメリットを享受できます。

 

③-1  PCの容量を気にせず使える

クラウドのメリットの第一は、容量がPCのハードディスクなどに比べて大きいということです。

ハードディスクに保存するとなると、データの容量に合わせて、ハードディスクの容量を大きくしなければなりませんが、クラウドであれば、ハードディスクを必要としないので、スペックの高いPCを用意する必要がありません。

クラウドには、無料プランと有料プランがあり、データ容量が大きくなると有料になるのですが、会社として専用サーバーを持つことを考えれば、決して高いものではありません。

個々のPCの容量を気にせず、会社全体として、データ容量がどのくらい必要かを判断して、プランを選択することになります。

その際には、上述したように、まず「不要なデータを捨てる」ことで、無駄な容量のプランを選択することなく、適切な容量のプランを選択することができます。

 

③-2  自動的にバックアップしてくれる

クラウドの場合、プランにもよりますが、「自動バックアップ機能」がついています。

万が一、ファイルを誤って削除してしまったり、ファイルが破損してしまったりしても、条件内であれば、復元が可能です。

PC備え付けのハードディスクのように、いちいち手動でバックアップを取っておく必要がないので、とても楽です。

 

③-3  PCが破損してもデータは無傷

PCは機械なので、壊れることもあります。

そんなときに困るのが、データの復旧です。

しかし、クラウドの場合、そもそもPC内にデータを置いていないので、復旧の必要がありません。

 

③-4  PCの入れ替えが楽にできる

同様に、PCを新しいものに入れ替えるときにも、データの移動が必要ありません。

 

③-5  データを共有できる

会社においては、クラウドを使う最大のメリットは、社員同士でデータを共有できる、ということでしょう。

社員個々人のPCのハードディスクにデータを保管していると、そのデータは本人にしかアクセスできません。

しかしクラウドに保管すれば、ログインした社員は誰でもアクセスすることができます。

「物」で例えてみると、個人のデスクの引き出しにしまってある書類は、本人にしかアクセスができませんが、共有キャビネに保管してある書類は、他の社員でもアクセスが可能だ、ということと同じです。

そのためにも、後述する、アクセスのしやすいフォルダ体系の整備と、誰でも分かるファイル名の付け方は、とても重要になってきます。

 

③-6  USBなどのメディアを使わない

ということで、社内ルールとして、各自PCのハードディスクにはデータを保管せず、クラウドに保管するようにすべきなのですが、同様に、USBやSDカードなどのメディアにデータを保管しないよう、ルールを徹底すべきです。

USBなどのメディアにデータを保管していると、万が一のデータの破損などに対処できません。

また、個人管理になってしまい、他の社員がアクセスできません。

そして、「どこにデータをしまったか、分からなくなる」という事態を招きます。

ウィルス感染や情報漏洩の原因にもなりますので、お勧めできません。

 

④  フォルダ体系を整える

上述したとおり、クラウドにデータを保管するということは、多くの社員がアクセスするわけですから、使いやすいフォルダ体系を整えなければ、社内に多大なロスを生じさせることになります。

 

④-1  使い方に合ったフォルダ体系にする

フォルダ体系を考えるときに大事なのは、「どのような使い方をするのか?」ということです。

例えば、「A社請求書」「A社契約書」「A社見積書」「B社請求書」「B社契約書」「B社見積書」「C社請求書」「C社契約書」「C社見積書」というデータがあった場合に、フォルダの第一階層の作り方としては、

・「A社」「B社」「C社」という、顧客別のフォルダにする方法と、

顧客名パターン

・「請求書」「契約書」「見積書」という、機能別のフォルダにする方法の、

業務内容パターン

大きく二通りがあります。

そのどちらを選ぶかで、第二階層以下の並びは、まったく違ってきてしまいます。

どちらを選ぶかは、普段の仕事の中で、どのような使い方をしているのかを考慮して決めねばなりません。

誤ったフォルダ体系を選択してしまうと、使いづらいものになってしまい、会社全体として非常に大きなロスを生じることになります。

現場の社員の意見をしっかりと集約し、実態に即したフォルダ体系を作りましょう。

 

④-2  個人ごとのフォルダは廃止する

ありがちなのは、「山田フォルダ」「田中フォルダ」「鈴木フォルダ」などと、社員の個人名のフォルダを作ってしまうことです。

これでは、本人にしかアクセスができず、社内で共有することができません。

本人不在時の対応などもできません。

管理が個人任せになってしまい、フォルダ内が無法地帯になってしまうこともあります。

担当者の識別は、フォルダ名ではなく、後述するようにファイル名で行うべきでしょう。

 

④-3  誰もが分かるフォルダ名にする

フォルダ名については、誰もがアクセスできるように、わかりやすい名前にしなければいけません。

たとえば、「業務」というフォルダ名だとすると、何の業務かわからず、結局はそのフォルダをクリックして中身を確認することになってしまい、無駄な労力が発生します。

あるいは「その他」というフォルダ名。

何でもかんでも「その他」に格納してしまい、その結果、フォルダの内部がしっちゃかめっちゃかになってしまいます。

おススメは、「数字+名称」。

たとえば、「2021年度固定資産税」。

これならば、迷わずすぐにアクセスできます。

 

④-4  階層は3~4層くらいにとどめる

上記と密接に関連しますが、フォルダ体系は、あまり何階層にもしないほうが良いでしょう。

クリックする回数が多いほど、労力のロスが発生します。

特に、第一層目のフォルダ数を少なくしようとすると、無理が生じます。

たとえば、「業務」というフォルダを作って、その中に「経理」「総務」「人事」というフォルダをぶら下げてしまうと、いちいち「業務」フォルダをクリックしなければなりません。

そうではなく、この場合は、第一層目に「経理」「総務」「人事」というフォルダを配置して、ダイレクトにアクセスできるようにします。

なるべくクリック回数を少なくでき、かつ、フォルダ内をパッと見たときの視認性が良い、バランスの取れたフォルダ体系にしましょう。

経験的には、一つのフォルダ内の下位フォルダ数は10~20個くらい、フォルダ階層は3~4層くらいが、使いやすいようです。

 

⑤  ファイル名を統一化する

個人が自分のハードディスクにそれぞれのファイルを格納する場合、ファイル名の付け方は、各個人が「なんとなく」「適当に」「バラバラに」つけていることでしょう。

これでは、同僚と共有はできませんし、自分自身も、いざという時に、「あれっ、あのデータはなんという名前で保存したんだっけ?」となって、検索に時間がかかってしまいがちです。

他人と共有化し、スピーディーかつ正確にアクセスするためには、ファイル名の付け方について、しっかりとしたルールを確立する必要があります。

 

⑤-1  検索しやすいファイル名にする

ファイル名は、PC内を検索する際に、どんなキーワードで検索するのかを考慮して、そのキーワードの組み合わせで作ります。

たとえば、「日付」「顧客名」「商品名」「業務名」「バージョン名」「担当者名」などです。

例)

①日付(*作成日*を西暦、月、日を半角数字の8桁で入力)

②分類1(顧客名、伝票名、書類名、商品分類など)

③分類2(目的、検索用、保存用、検討用、永久保存、決定版、書類の該当期間など)

④分類3(その他、担当者名など)

具体例⇒「20191226 帝国銀行発注書 保存用」

こうすれば、誰もが迷わず目的のファイルを検索することができます。

なお、細かいことですが、日付を「半角」で記入すると決めたら、必ず半角で記入し、決して「全角」にはしないことです。

全角にすると、検索が不可能になり、せっかく決めたルールのメリットが発揮できなくなります。

このように、ファイル名のルールを決めたら、「半角」なのか「全角」なのか、「スペース」を入れるのか入れないのか、それは「半角スペース」なのか「全角スペース」なのか、といった細かいことまで規定し、それらを各人に守ってもらうように周知徹底しなければなりません。

 

⑤-2  誰でもわかるファイル名にする

上記の条件を満たしていても、ひとりよがりなファイル名では困ります。

たとえば、「20200901 山田様メモ(小早)」では、担当者である小早氏以外は、内容がまったく類推できません。

これを、「20200901 山田太郎様クレーム内容(小早)」とすれば、担当者以外でもおおよその見当がつきます。

ファイル名の命名にあたっては、たとえ担当者が突然、病気や事故に遭って長期不在となったとしても、周りの同僚がバトンタッチできるくらいの「わかりやすさ」を心掛けるとよいでしょう。

 

⑥  デスクトップは「机上ゼロ」にする

PCのデスクトップは、常に「ゼロ」にしておきたいものです。

 

⑥-1  スッキリとしたデスクトップは仕事がはかどる

ときどき、デスクトップがファイルやショートカットのアイコンで埋め尽くされているPCを見ることがありますが、あまり気持ちの良いものではありません。

目がチカチカして不快になりますし、何よりも、何かに追われているような感覚がして、落ち着きません。

このような状態では、目的のファイルやフォルダに到達するにも時間がかかり、ミスも起こりがちです。

ファイルは指定されたフォルダに格納するのがルールですから、作成途中のものであっても、デスクトップには保存せずに指定フォルダに保存するクセをつけましょう。

デスクトップには、よく使うソフトやフォルダへのショートカットを少数配置するだけにしましょう。

何もないクリアなデスクトップは、見ていて気持ちが良く、仕事もはかどるものです。

デスクトップAfter

 

⑥-2  スマホ画面のアイコンも最小限にする

最近では、出先においてスマホやタブレットで業務をすることも増えてきました。

スマホで気を付けていただきたいのは、画面に並んでいるアイコンです。

デフォルト(既定)でついているアイコンすべてを並べた上に、後からダウンロードしたアプリも多数並べていて、画面がアイコンだらけになっているスマホがありますが、感心できません。

使わないアイコンは、邪魔なだけです。

上述した「整理」の考え方に従って、一年以上使っていないアイコンは、削除しましょう。

アイコンを削除しても、アプリそのものが削除されるわけではないので、万が一、使いたい時が来ても、復活させることができます。

必要最小限のアイコンしか並んでいないスマホ画面は、機能的で、気分も軽くなります。

 

⑦  セキュリティを強化する

ネット社会において、我われは常にサイバー攻撃の危機にさらされています。

セキュリティについては、会社として、きちんとルール作りをし、仕組みを整えなければなりません。

 

⑦-1  ルールを明確化する

いたずらにサイバー攻撃にさらされる機会を増やさないために、社員の行動を制限する必要があります。

たとえば、会社から支給されたPC以外のPCを使って、業務を行わないこと。

プライベートなPCを使ってウィルスに感染すると、ネットワークを通じて会社全体のデータが盗まれたり破壊されたりしてしまう危険があります。

同様な理由で、会社が認めた以外のメルマガを、社員個人が受け取るのを禁ずることも、検討した方がよいでしょう。

身元不明のメルマガを開いた途端にウィルスに感染する、という被害もあるようです。

こうした、セキュリティに関する決めごとを、きちんと明確化し、周知徹底しましょう。

 

⑦-2  セキュリティソフトを導入する

もちろん、セキュリティソフトについては、信頼性の高い物を導入するべきでしょう。

会社独自の専用サーバーを持っている場合には、そのサーバーにセキュリティ機能を組み込めばよいわけですが、サーバーを持っていない場合には、会社として保有するすべてのPCやスマホに、セキュリティソフトをインストールします。

会社によっては、PCやスマホはかなりの数になるはずですが、セキュリティソフトによっては、「一つのライセンスでPC5台までインストール可能」というような割引の設定があるので、上手に購入すれば、それほどの出費にはならないはずです。

どのセキュリティソフトが良いのか、ということになると、様々な視点から色々なご意見があろうかと思いますので、お取引のある事務機器販売店さんなどに相談してみると良いでしょう。

なお、スマホについては、現状、iPhone はセキュリティが高いために、セキュリティソフトは不要で、Android スマホについては、セキュリティソフトをインストールしたほうが良いようです。

 

⑧  結局は、ルールを明確化し守ること

PC内データの整理整頓は、どうしても専門的な話もあり、難しく感じられる面があるのは事実ですが、結局、一番大事なのは、「ルールを明確化し、それを守る」ということです。

まず、ルールが無い、もしくはあっても曖昧、という状態では、ルールを守りようがありません。

そして、いったんルールを決めたとしても、それが守られなければ、これまた何の意味もありません。

ルールを明確化し守るためには、リーダーが強い覚悟を持って自ら実践し旗を振ることと、各メンバー同士がコミュニケーションを取りながら課題を共有し、皆で解決していくという、地道な取り組みが必要です。

 

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